Realizar el proceso de contratación – Nómina y RRHH te permite gestionar la selección y vinculación de nuevos colaboradores en la empresa, registrando su información de contratación pertinente y así mantener actualizada la base de datos de tus empleados.
Para realizar el proceso de contratación, sigue estos pasos:
1. Dirígete por la ruta Recursos Humanos – Contrato de Trabajo – Contrato de Trabajo – Proceso de Contratación.
2. Visualizarás la siguiente pantalla donde completas la información:
- Identificación: indicas el número de identificación del empleado que se contratará. Podrás dar clic en Buscar
para consultar los empleados disponibles. - Nombre: el sistema trae por defecto el nombre del empleado pertinente.
- Cargo: indicas el código del cargo del empleado, el cual podrá ser numérico, alfabético o alfanumérico.
- Centro de Costo: indicas el centro de costo con el cual quedará registrado el contrato.
- Fecha de ingreso: digitas la fecha con la que quedará registrado el contrato como fecha de ingreso.
- Contrato Nro: el sistema lo indica de manera automática.
- Tipo de Contrato: indicas qué tipo de contrato se tendrá.
- Período de pago: seleccionas entre Mensual, Quincenal, Catorcenal, Decanal o Semanal dependiendo del manejo en tu empresa.
- Seleccionas la casilla de Está seguro? para guardar la generación del contrato.
3. El sistema ingresa al catálogo del empleado donde indicas la siguiente información:
- Cuenta Entidad: en este campo debes digitar el número de la cuenta corriente o ahorros, si la empresa paga la nómina al empleado a través de medio electrónico.
- Grupo Asignado: corresponde al grupo contable que afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento de la contabilización del pago de nómina. Los grupos son 51 – Administración, 52-Ventas, 72 – Mano de Obra (producción).
- Cuenta: debes digitar el código contable que corresponde a gastos de personal o el que aplique al empleado.
- Centro de Costo y Subcentro: debes digitar el centro de costo al que pertenece el empleado.
- Fecha de Ingreso: digitas el año, mes y día en el que el empleado comenzará a trabajar.
- Fecha de Retiro: este campo se diligencia una vez se ha retirado el empleado. Se debe digitar el año, mes y día en el que se retiró el empleado, en caso de ser un empleado activo se debe dejar 9999/99/99.
- Cargo: indicas el código del cargo del empleado.
4. Completas los datos que el sistema solicita para liquidación de pagos.
- Tipo Cotizando: selecciona según la condición en la que se encuentre el cotizante según sea el caso.
- Tipo ID: seleccionas el tipo de identificación que corresponda para el empleado.
- Subtipo cotizando: seleccionas dependiendo la condición del empleado. Se podrá escoger entre No aplica, Dependiente pensionado por vejez activo o Independiente pensionado por Vejez activo, según sea el caso.
- Extranjero no obligado a cotizar: seleccionas para aquellos empleados que son de otro país y por norma, no hacen aportes de salud ni pensión.
- Colombiano residente en el exterior: esta opción se marca cuando se paga al empleado en nómina, pero reside en el exterior, lo que hace que el programa le realice el respectivo aporte por pensión únicamente, ya que por salud debe cotizar en el país que reside.
5. Completa los campos para salud y pensión:
6. Diligencia los datos de otros aportes y retención en la fuente:
7. El sistema te confirma mediante una ventana informativa que el registro del empleado quedó realizado correctamente.
8. Visualizarás la ventana donde indicas la actualización de los datos del empleado.
9. El sistema genera una nueva ventana indicando la ruta donde crea la carpeta del empleado y de manera informativa indica que el empleado no tiene foto registrada.
10. En caso de necesitar asociar el empleado a un perfil, el sistema ingresa a la pantalla para que realices el proceso.
Ahora ya tienes todo lo necesario para realizar el proceso de contratación en Nómina y RRHH.
