Los conceptos de facturación son la representación de cada uno de los valores que se cobran al propietario o arrendatario del inmueble, ejemplo: cuota de administración, parqueadero, vigilancia, etc.
Antes de crear los conceptos se debe tener claro algunas consideraciones como el código u orden en que vas a crear los conceptos, la descripción del concepto, la cuenta de ingreso del concepto, la cuenta por cobrar y la cuenta de anticipos para cada uno. Estos datos son indispensables en el momento de creación del concepto.
En este ejemplo se presentan dos formas para el manejo de cuentas de anticipos:
1. Puedes manejar cuentas de orden, en la apertura del concepto adicionalmente el sistema solicitará una cuenta de ingreso, para reversar las de orden y llevar el movimiento en el momento que se realice el recibo de caja.
2. En caso de que no manejes cuentas de orden, debes colocar únicamente las cuentas reales de ingreso y cobro en la apertura del concepto. Ejemplo:
Recuerda que para un mejor manejo e interpretación de la información se sugiere crear un auxiliar para concepto en cada una de las cuentas, a excepción de las de anticipos en donde es obligatorio crear una diferente por cada concepto. Las cuentas por cobrar y de anticipos deben estar previamente marcadas con detalle (cobrar) y si tercero en su apertura.
Para crear conceptos puedes utilizar el buscador de menú o ir por la ruta: Propiedad horizontal – Facturación – Conceptos de facturación.
Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario diligenciar los siguientes datos:
- Concepto: colocas el número de concepto a crear, es un consecutivo interno que maneja el programa.
- Descripción: nombre del concepto a fin de que permita identificarlo en el momento de capturar la novedad.
- Es IVA: se realiza esta marcación si el concepto que se está creando es el de IVA generado.
- Cuenta contable: cuenta del ingreso que se utilice para este concepto. Con las opciones de búsqueda se pueden consultar las cuentas existentes.
- Cuenta de devolución: esta opción te permite ingresar una cuenta contable diferente a la del ingreso / concepto, para contabilizar la devolución del concepto facturado.
- Cuenta por cobrar: donde registrará la cartera pendiente. Con las opciones de búsqueda se pueden consultar las cuentas existentes.
- Centro de costo: el que utilice el concepto, en donde se llevara la correspondiente contabilización.
- Sub-centro de costo: si se tiene la marcación de su uso, el que utilice el concepto, en donde se llevará la correspondiente contabilización.
- Es de interés: esta casilla la seleccionas si el concepto que estás creando es el de interés por mora.
- Genera intereses: se selecciona únicamente si queremos que el concepto que se está creado genere intereses por mora en la factura, en caso afirmativo me solicita el código del concepto de interés previamente creado.
- Aplica IVA: debes seleccionar este campo si el concepto que se está parametrizando genera impuesto a las ventas, en caso afirmativo solicita el código del concepto previamente creado.
- Aplica Descuentos: selecciona este campo si el concepto que estás parametrizando se debe tomar como base para los descuentos por pronto pago.
- Es de descuento: este campo lo marcas, si el concepto que se está parametrizando se utiliza para la captura de alguna novedad de descuento adicional o diferente al de descuento por pronto pago. En caso de haber marcado esta opción, el sistema solicitará el porcentaje a aplicar y el concepto al cual restar este descuento en la factura.
- Cuenta anticipos: asigna el código contable de la cuenta donde se grabarán los anticipos, se requiere crear un auxiliar o cuenta diferente por cada concepto que yo tenga creado para que el sistema realice el cruce correcto en el momento de facturar.
Importante: en caso de que se cree un concepto de descuentos y dejes en blanco el campo porcentaje, el sistema te permitirá asignar un valor específico al momento de capturar la novedad al inmueble respectivo, la cual se debe tener en cuenta que se reflejara solo si en la apertura del inmueble se ha realizado previamente la marcación Descuento.
