Elaborar una nota débito electrónica te permite registrar los aumentos en el valor de una factura electrónica que ya fue emitida, como cargos adicionales o ajustes necesarios. Este proceso es importante para reflejar estos cambios de forma adecuada y cumplir con la normativa vigente, asegurando que el documento quede enviado y emitido a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Para elaborar la nota débito electrónica, sigue estos pasos:
1. Realiza la configuración del documento D – Nota débito.
2. Dirígete por la ruta Documentos electrónicos – Facturación electrónica – Elabora notas débito electrónicas.
3. Al momento de elaborar este documento, el sistema te solicita los siguientes datos:
En esta ventana digitas el tipo y número de la factura de venta electrónica previamente contabilizada a la cual se le aplicará la nota débito.
Importante: para seleccionar el documento ten en cuenta el mensaje que te recuerda que si la factura ya fue aceptada por el cliente, ya no podrás hacerle la nota. En caso de necesitar realizar el documento, deja estos espacios en blanco.
4. Al seleccionar la factura, el sistema te traerá por defecto el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE).
5. Luego, el sistema te solicita confirmación para traer en pantalla toda la información previamente incorporada en la factura electrónica.
6. Visualizarás la fecha de elaboración y los datos de información del tercero sobre el cual se contabilizó la factura electrónica, donde validas los siguientes datos:
- Fecha: coloca la fecha correspondiente a la elaboración de la nota débito.
Importante:
- La fecha de elaboración debe coincidir con la fecha actual, de lo contrario el sistema no te permitirá continuar.
Para evitar rechazos por parte de la DIAN, la nota débito debe ser enviada el mismo día de su elaboración.
- NIT: ingresas el Número de Identificación Tributaria (NIT), cédula de ciudadanía o número del documento del tercero al cual se le elabora la nota débito.
- Centro de costo: trae el centro de costo que vas a manejar, con la tecla F2 o el ícono de Buscar
permite consultarlos. - Nombre: el sistema te trae automáticamente el nombre del tercero que esté amarrado al NIT antes digitado.
- Vendedor: digitas el código del vendedor, o puedes consultarlo con la tecla F2 o el ícono de Buscar .
7. Una vez repases todos los datos pertinentes, el sistema te pide confirmar el concepto de la nota débito.
8. Al seleccionar el motivo de devolución, el sistema permitirá modificar el número de unidades y/o los valores.
- Si marcaste en la configuración de la nota débito el manejo de las variables del sector salud, te mostrará la siguiente pantalla para registrar los datos necesarios.
- Después de capturar los productos y/o servicios, el sistema te solicitará los valores del sector salud.
9. Cuando termines de validar toda la información de la nota, haz clic en la tecla F1 o en el ícono Finalizar 
para continuar.
10. Repasa los cargos y descuentos con la tecla Enter y el sistema en forma automática actualiza los valores de los descuentos y del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
11. Visualizarás la pantalla donde se confirma la forma de pago y el valor total con el cual será contabilizada la nota débito.
12. Genera la contabilización haciendo clic en el botón Continuar.
13. Visualiza la nota con el ícono de Vista previa 
, antes de enviarla electrónicamente.
14. Haz clic en Enviar a la nube 
, el sistema te muestra la información del correo electrónico del cliente, el cual puede ser modificado y también puedes adjuntar archivos al envío del documento.
15. Visualizarás la nota débito de la siguiente manera:
Ahora ya tienes todo lo necesario para generar tus notas débito electrónicas en tu Siigo Pyme.
