Conforme a la Resolución 000085 de 2022, el nuevo proceso que exige la DIAN para la factura electrónica como título valor, consta de realizar: acuse de recibo, recibo del bien o prestación del servicio y aceptación expresa sobre la factura electrónica que te da tu proveedor.
Importante: Para ver esta funcionalidad en el programa, recuerda que debes realizar el proceso de actualización.
Datos a tener en cuenta para el cumplimiento de lo anterior:
- Solo aplica para facturas de proveedores a crédito.
- La persona que recibe la factura y/o recibe la mercancía, no es necesario que sea la misma persona.
- La persona que recibe la factura y/o recibe la mercancía, no es necesario que estén guardadas en el catálogo de terceros.
Para realizar estos procesos vas por la ruta: Documentos electrónicos – Aceptación de facturas de proveedores.
Cuando accedes te muestra las siguientes opciones:
1. Enviar eventos
Al ingresar y si aún no tienes facturas, te genera un mensaje el cual pasas con dar clic en aceptar y ya puedes comenzar a realizar cada uno de los eventos de la factura como título valor
Para registrar el evento, das clic en el botón 
y el sistema te habilita al lado derecho de la ventana para registrar los datos de la factura del proveedor solicitados para el primer paso:
Puedes registrar las facturas de tus proveedores por medio de la importación del CUFE en el XML, esto lo haces cuando comiences a registrar la nueva factura, se habilita el botón 
que al dar clic te solicitará la ruta donde se tomara el XML del evento a registrar.
Puedes seleccionar el documento:
Después de seleccionado, te muestra el CUFE de la factura del evento a registrar:
Este primer paso es el Acuse de recibo, que es la manifestación que la factura de venta fue recibida por parte del adquiriente.
Importante:
- El CUFE lo encuentras en la factura que te envía el proveedor.
- El Nit y nombre de la persona que recibe, no es necesario que esté guardado en Siigo.
Si tienes que hacer el registro de varias facturas, lo puedes realizar de manera masiva utilizando la importación de eventos desde Excel.
Después de ingresar los datos, das clic en el botón y el sistema envía por intermedio de la plataforma tecnológica a la Dian la información, y este devuelve la validación para continuar con el siguiente paso.
Importante: Cuando un evento te quede en estado «Esperando confirmación», en el momento que vuelvas a ingresar a la opción, el sistema automáticamente hace el reenvío de los eventos.
Este segundo paso es el Recibo del bien o prestación del servicio, que corresponde a la manifestación que la mercancía o la prestación del servicio fue recibida por parte del adquiriente.
Para confirmar das clic en el botón 
, para llegar al paso siguiente.
Y en el tercer paso está la Aceptación expresa, donde el adquiriente informa al vendedor que ha aceptado expresamente la factura de venta electrónica. (Este evento se realiza dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibido de la mercancía y/o el servicio).
Importante: En el caso de que se presenten rechazos del envío por parte de la Dian, puedes consultar la causa de ese rechazo.
Los reclamos los puedes hacer al seleccionar el ítem, la factura del evento a la cual se le hará el reclamo, si das clic en el botón 
que te muestra la ventana de datos y aspectos a tener en cuenta.
Seleccionas el motivo por el cual se hará el reclamo:
- Documento con inconsistencias
- Mercancía no entregada totalmente
- Mercancía no entregada parcialmente.
- Servicio no prestado
Después puedes dar clic en el botón 
y se enviará el evento de reclamo a la DIAN, si das clic en el botón 
él hará el retorno a la grilla de eventos.
Si tienes eventos en el paso 1 que en el estado quedan como: Recepción facturas – Sin enviar, puedes seleccionar el documento y das clic en el ícono 
y se quitará de la grilla de envíos. Esto cuando hayas enviado a la plataforma tecnológica eventos y no se ha obtenido respuesta.
Si tienes varios documentos por enviar, puedes seleccionarlas marcando en 
o puedes escoger solo las que necesitas y das clic en el botón 
.
2. Informe de eventos
Este reporte te permite ver todos eventos enviados a la Dian, seleccionas si sobre un CUFE específico o sobre rangos de fechas o de proveedores.
3. Número consecutivo de eventos
Te permite asignar un prefijo y un número de consecutivo para los envíos, en el sistema se va generando automáticamente el identificador de la transacción ante Proveedor Tecnológico, pero si manejas múltiples empresas y puntos distribuidos se haría necesario el manejo de este prefijo y consecutivo.
Si creas un prefijo que ya se encuentra creado en otra empresa, el sistema te muestra un mensaje informativo que te dice que el prefijo que se está creando, ya había sido utilizado en otra empresa y así se evita que tengas rechazos de los eventos de la factura electrónica de proveedores
Importante
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