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Para realizar correctamente el proceso de transmisión de la nómina electrónica, ten en cuenta los siguiente:

• Lo primero que verificas es que los conceptos de nómina tengan asociada la clasificación de la Dian. 

Importante: recuerda que esta clasificación es necesaria solo para los conceptos que se van a transmitir en la nómina electrónica. En el caso de las provisiones, ahora que se deben enviar, colocas como clasificación: “Otros conceptos no salarial”.

• También que en el catálogo de empleados se agregue el medio de pago, si aún no lo tiene lo puedes repasar.

• Lo siguiente es tener el certificado digital que lo puedes revisar por la ruta: Nómina básica electrónica – Nómina electrónica – Certificado digital, al ingresar te lleva al proveedor tecnológico:

Envía tu nómina electrónica

Después de confirmar las anteriores opciones, vas por la ruta: Nómina básica electrónica – Nómina electrónica – Envía tu nómina electrónica:

Importante:

• Solo en los meses de enero y febrero, al ingresar, te mostrará una ventana donde confirmas si se debe tener en cuenta las cesantías del año inmediatamente anterior, en el envío electrónico:

Al marcar Si, el sistema te trae la información que se generó en el proceso de Liquidación de Cesantías.

• Para las vacaciones consolidadas se implementó el cálculo para que se puedan enviar al final del año y así la empresa logre generar el descuento en impuesto de renta.  El primer cálculo realizado es el que corresponde al número de días pendientes de vacaciones, y el segundo es el  valor de las vacaciones; estos se realizan de la siguiente manera: 
  • Tomara del catálogo de empleados, sección períodos pendientes. Si el número es mayor a 15, se deja 15 como total de día.
  • Cálculo del valor a reportar: se toma como base el sueldo. Valor de las vacaciones = base / 30 * número de días calculados.

En la grilla de envío de nómina electrónica, el valor de las vacaciones consolidadas se muestra en la columna de ingresos, al igual que en el Informe de nómina electrónica; si no hay concepto de nómina asociado al concepto 21 de la DIAN, no se muestra descripción; pero si el concepto de nómina, asociado al concepto 21 de la DIAN existe, se muestra ese concepto.

Luego te mostrará la sincronización de los empleados que se enviarán electrónicamente:

Posteriormente, se abrirá la ventana de procesos.

1. Informe de resumen del acumulado

Lo encuentras dando clic en el botón , es el reporte de los conceptos de nómina asociados a la clasificación de la DIAN y la información que el sistema encontró en el mes a reportar, así podrás identificar de una forma ágil de donde se toma la información para el acumulado, así como la cuenta contable del concepto nómina asociado. En el informe, entre otras, las columnas Nit, nombre, tipo de concepto (Ingreso, deducción), la fuente de donde trajo el valor, concepto DIAN y valor del concepto DIAN.

Importante: antes de enviar tu nómina electrónica, realiza la revisión de la información con este informe. 

Seleccionas el año y mes de la nómina que vas a reportar:

Importante: según la norma, la transmisión de la nómina por cada empleado, se realizará de forma mensual y hasta el décimo día hábil del mes siguiente, por ende, el sistema te va a sugerir por defecto el periodo de nómina anterior o podrás seleccionar el actual.

La ventana te mostrará diferentes botones que se discriminan a continuación:

2. Botón de estado:

Cambia el color de acuerdo al estado y son:

• Naranja : este mensaje se muestra si no se ha realizado el envío de nómina electrónica.
• Rojo  : este estado se muestra cuando se realiza el envío de la nómina electrónica y se detectaron errores con los datos enviados de los empleados.

Importante: cuando se muestre el botón con error, desde la grilla ubicado en el empleado, das clic derecho y se mostrará una ventana con el código del error reportado.

• Verde  : estado que se muestra cuando todo el envío se generó de forma satisfactoria.

3. Botón : una vez seleccionado todos, varios o un empleado de la grilla, al dar clic, el sistema procederá a enviar electrónicamente a la DIAN la nómina y en la grilla se mostrará el estado del envío, fecha y hora, envío y error reportado o CUNE del documento soporte nómina electrónica.

Importante: recuerda que el envío de tus nóminas electrónicas debe hacerse mensual, así manejes nóminas quincenales, decanales, semanales. Cuando se terminen todas las del mes, y todas estén contabilizadas. Si realizas el envío de solo la primera quincena, cuando vayas a realizar el envío de la segunda quincena ya debes hacerlo como nota de ajustes. 

4. Botón de Errores reportados:

: en este botón podrás generar el informe a Excel, cuando el botón de estado se generó con error, mostrará la información del empleado, el código del error y la posible solución.

5. Botón : después de seleccionar uno o todos los empleados a enviar te muestra la ventana para seleccionar si lo vas a ver por vista preliminar o enviarlo directamente al correo:

Importante: para generar el desprendible de pago, ten asociado el modelo en la opción de mantenimiento de formatos modernos, los modelos son: ComprobantedeNominaMedia.lst, ComprobantedeNomina.lst, ComprobantedeNominaMediaSinSueldo.lst, ComprobantedeNominaULT.lst.

Cuando seleccionas el ícono , te presenta la pantalla para confirmar:

Al marcarlo, el sistema te muestra el formato por pantalla y lo guarda en PDF en una carpeta llamada PDFNOMINA que puedes encontrar en la carpeta de la empresa. Ejemplo: C:\SIIWI01\PDFNOMINA.

Puedes ver el siguiente formato:

Importante: recuerda que el valor que muestra el concepto «Otras deducciones» es el que corresponde a las provisiones de prestaciones sociales enviadas.

Visualizas la fecha y hora de expedición del documento soporte de pago, nómina electrónica, información que también verás en la consulta en PT. Si no seleccionas ver por vista preliminar, el sistema te informa que genera el PDF y la ruta donde lo va a guardar. 

Puedes enviarlo por correo, dando clic en el ícono , allí solicita asunto y un contenido, se avanza con enter y se activa el botón.

Cuando el total de ingresos y deducciones es el mismo y el total neto es cero, el sistema hará el envío a la DIAN y retornará el CUNE del desprendible de nómina.

6. Puedes ver cuantos empleados se cargaron a la grilla y los que se enviarán electrónicamente. Te muestra la opción de escoger todos o seleccionar algunos específicos. Igualmente, en la parte inferior te muestra el total de empleados y el total de los seleccionados a enviar electrónicamente.

7. Botón : al realizar los procesos de envío, no es necesario salir de la ventana para que se actualice la información del envío, solo das clic en el botón y el sistema actualizará los CUNE.