A través de esta guía aprenderás a realizar el proceso de cierre definitivo, el cual te permite cancelar el saldo de las cuentas de resultados para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio contable, de igual forma cancela el saldo de las cuentas que están marcadas como si terceros y que la empresa requiera trasladar el saldo de la cuenta a un solo tercero. Este cierre se realiza solo una vez.
Aspectos a tener en cuenta
1. Realizar copia de seguridad de la empresa en la que se va a ejecutar el proceso.
2. Ingresa al programa con clave de administrador con el mes 13 o mes de cierre y el día 31 del año en el cual se ejecutará el cierre.
3. En caso de que algún usuario vaya a ingresar al programa y se está ejecutando el proceso de cierre definitivo, el programa presentara el siguiente mensaje:
4. Al momento de ejecutar el proceso de cierre, ninguna otra clave de usuario o de administrador puede estar trabajando en Siigo, en caso de hacerlo el sistema te presenta el siguiente mensaje:
Y al confirmar se genera un listado de todas las claves de usuario y/o administrador que están en el sistema para poder solicitar salir del programa:
5. Se debe tener definido un documento Tipo L para realizar la contabilización del cierre de las cuentas de resultado y de terceros.
6. Revisar que el plan de cuentas tenga las marcaciones de la clase de cuenta correspondiente, es decir, activo, pasivo, patrimonio, ingreso, egreso, orden y orden por contra; esto con el fin que el momento de cerrar cuentas de resultados sean únicamente ellas las que el sistema cancela. En caso de que la cuenta contable no tenga la marcación correcta, se debe corregir para así poder continuar con el proceso de cierre definitivo.
7. Para controlar que los cierres definitivos de un año futuro, solo se puedan realizar en el mes de diciembre, el sistema te mostrará un mensaje de advertencia, si la fecha del año actual es antes del 30 noviembre del año en curso.
Este mensaje no se mostrará, si estás corriendo el proceso en años anteriores a la fecha del año en curso.
Importante: el cierre definitivo es necesario realizarlo después de haber ingresado al programa todas las causaciones y ajustes correspondientes del período (año) contable que se quiere cerrar.
Realiza el cierre definitivo
Para efectuar el proceso de cierre definitivo es necesario realizar los siguientes pasos:
1. Ingresa a Cierres anuales – Cierre Definitivo
2. El sistema te habilita la siguiente ventana:
En la cual es necesario que confirmes cuál cierre vas a realizar.
A continuación, está el detalle de cada una de ellas:
a. Cerrar cuentas de resultados
Al ingresar allí se habilita la siguiente ventana donde es necesario diligenciar los siguientes campos:
- Maneja centros de costos en la cuenta utilidad: esta opción se selecciona siempre y cuando todas las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén marcadas como Si Centros de Costo, esta marcación te permite al sistema asignar la utilidad y/o pérdida del ejercicio contable para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.
- NIT de la empresa: por ser un proceso interno de la empresa, el Nit a digitar es el de la compañía.
- Centro de costo: este campo es de carácter informativo y se recomienda digitar el centro de costos principal, este será asignado en el encabezado del documento.
- Subcentro de costo: este campo se habilitará únicamente si el centro de costos asignado está marcado que maneja sub centro.
- Comprobante: es necesario digitar o realizar la búsqueda del comprobante Tipo L que se encuentra previamente parametrizado para realizar la contabilización del proceso de cierre.
- Cuenta de utilidad: en este campo digita o realiza la búsqueda de la cuenta contable de Utilidad o Pérdida del ejercicio contable únicamente si el usuario ya conoce el resultado del mismo.
Importante: en caso de no conocer el resultado del ejercicio se recomienda digitar la cuenta contable 5905050000 para que el programa contabilice el resultado en ella. Posteriormente, es necesario consultar el movimiento de esta cuenta y si el saldo de la cuenta es crédito indica que la empresa obtuvo una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado, después de terminar el cierre definitivo en el mes 13 es necesario ejecutar la reclasificación del saldo de esa cuenta a través de un comprobante Tipo L de ajuste y luego realizar un cierre parcial para actualizar los saldos de las cuentas al siguiente año.
Luego será necesario realizar la contabilización del cierre de las cuentas de resultado, lo cual se realiza con la tecla de función F1 o el ícono; con ello el sistema mostrara el avance de la validación que realiza el programa y realiza la contabilización de los comprobantes; una vez finalizado este proceso; se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario confirmar si se continuara con el proceso de cierre parcial o si por el contrario se realizara el cierre de las cuentas de terceros.
b. Cerrar cuentas de terceros
Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:
En ella el sistema permite asignar las cuentas contables de las cuales se desea trasladar el saldo de la cuenta por cada uno de los terceros a un solo Nit o tercero, esto quiere decir que al siguiente año el saldo de la cuenta no cambia, solo que el saldo de la cuenta estará acumulado a un solo tercero.
En este caso los saldos de las cuentas a nivel de terceros que se cierran son los de las cuentas de impuestos, se recomienda que el Nit de cierre sea el Nit de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Al momento de terminar de ingresar todas las cuentas con los datos correspondientes es necesario contabilizar el proceso, lo cual se realiza con la tecla de función F1, una vez realizado esto el sistema comienza a ejecutar el proceso de cierre mostrando el avance y contabilización del mismo.
Luego de la contabilización del cierre definitivo, el sistema continúa con un cierre parcial para trasladar los saldos de las cuentas al siguiente año:
Es necesario continuar y para ello se visualiza el siguiente mensaje informativo:
Luego el sistema muestra el avance del proceso.
Al finalizar el sistema mostrará el mensaje confirmando la culminación del proceso.
Importante
Ten en cuenta que después que se ha realizado el cierre definitivo, si hay algún cambio en la información contable de ese año, el sistema:
- Se activará solo al ingreso de usuarios Administradores.
- Mostrará, al ingresar al programa, un mensaje informativo indicando que se modificó información en el año anterior. Esto lo muestra cuando ingreses al año siguiente al del cierre definitivo.
- El mensaje no se mostrará si no se ha realizado el cierre definitivo o si se realizaron cambios a los catálogos, (cuentas, productos, activos, terceros).
- Te mostrará el año en el cual se realizó la modificación y sobre cuál documento.
Una vez ejecutado el proceso de cierre definitivo, y si requieres realizar ajustes en el año cerrado, es necesario primero reversar el proceso de cierre.
