Este es un documento creado por el comprador que está obligado a facturar electrónicamente cuando se realizan transacciones con un proveedor sin obligación de expedir factura de venta electrónica o un documento equivalente.
Habilitación documento soporte electrónico
Para comenzar el manejo del documento soporte electrónico, lo primero que debes realizar es la habilitación, esto lo realizas por la ruta: Documentos electrónicos – Documento soporte electrónico – Habilita documento soporte electrónico.
Importante: si tienes facturación electrónica con otro proveedor, debes habilitar un segundo proveedor tecnológico para Siigo, ante la DIAN, para el manejo el documento soporte electrónico.
Al ingresar en esa opción, realizas los tres siguientes pasos:
1. Activa tu certificado digital: si ya cuentas con la última versión del certificado en Siigo Plataforma Tecnológica, este paso aparecerá chequeado por defecto y vas al paso de sincronización.
2. Sincroniza tu resolución de documento soporte: en este paso vas a sincronizar la resolución que ya solicitaste a la DIAN. El sistema te lleva automáticamente a la plataforma tecnológica para realizar el proceso que consta de 3 pasos.
- Solicitar resolución en la página de la DIAN.
- Asociar prefijos en página de la DIAN
- Sincronizar la resolución del Documento Soporte: en esta última, el sistema te lleva al programa donde vas a ingresar la resolución.
3. Configura tu documento soporte: al llegar a este paso, te lleva directamente a la configuración del documento, donde vas a asociar la resolución a un documento P que se sugiere sea nuevo para documento soporte electrónico con una nueva resolución.
Al seleccionar una resolución te indica que se tomara el último comprobante para asociar la resolución:
Se crea automáticamente dos comprobantes con la resolución seleccionada, el documento P para el registro del documento, y el documento U para las notas de ajuste.
Superados estos pasos, el sistema te confirma que ya puedes comenzar a utilizar el documento soporte electrónico.
Al salir del menú y volver a ingresar, mostrará las opciones habilitadas, que son:
- Elabora tu documento soporte electrónico: desde aquí podrás ir a Elaborar tu documento soporte electrónico.
Importante: en el documento soporte electrónico, puedes registrar todos los impuestos, a excepción del Impoconsumo.
- Elabora notas de ajuste a documento soporte electrónico: por esta opción ingresas cuando vayas a elaborar las notas de ajuste a tus documentos soporte electrónicos.
- Certificado digital: desde esta opción podrás tramitar o hacer seguimiento a un nuevo certificado digital.
- Consulta los informes de documento soporte: al ingresar a esta opción el sistema te lleva a la plataforma tecnológica donde podrás ver el informe de los comprobantes por cliente.
- Sincroniza tu resolución de documento soporte: accedes, cuando tengas que sincronizar una nueva resolución.
- Configura tu documento soporte: realizas la configuración de tu documento soporte electrónico.
- Configura tus notas de ajuste a documento soporte: podrás configurar las notas de ajuste para el documento soporte electrónico.
Datos a tener en cuenta
1. ¿Qué hacer si en el listado de resoluciones para asociar solo veo Resoluciones de Facturación y de Contingencia?
No te preocupes, la vas a poder identificar mediante el número de resolución, si aparece como resolución de contingencia en el listado, esto es un error de visualización que no va a afectar tu proceso, puedes seleccionar dicha resolución y no se te va a generar ningún tipo de rechazo.
2. ¿Se puede generar Documento Soporte a un tercero identificado con Cédula de Ciudadanía?
Sí, estuvimos presentando intermitencias. Sin embargo, ya puedes generar el documento soporte a personas identificadas con Cédula de Ciudadanía sin ningún inconveniente.
3. Prefijos en la resolución para documento soporte electrónico
A la hora de solicitar la resolución para Documento Soporte en la DIAN, es necesario que el prefijo no este vacío y que no sea numérico, ya que esto puede generar rechazos posteriores. Te sugerimos utilices un prefijo únicamente con letras.
4. Inconvenientes en el SET de pruebas
Hemos recibido reportes de intermitencias al momento de generar el SET de pruebas para Documento Soporte Electrónico, nuestro equipo de ingenieros ha realizado las validaciones correspondientes y tenemos certeza de que no estamos presentando fallas en esta parte del proceso. Se ha notificado al ente encargado sobre estos fallos, te sugerimos en caso de presentar errores en el set de pruebas reintentar el proceso. Recuerda que este proceso es responsabilidad del usuario y se realiza directamente en la página de la DIAN.
