Las cuentas contables contienen la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de operación y de Orden.
En Siigo el catálogo de cuentas representa el eje principal de la información de todos los módulos que la componen.
Para crear cuentas contables es posible utilizar el buscador de menú con el ícono 
o ingresar por la ruta: Contabilidad – Administración de cuentas contables – Apertura de cuentas contables.
Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:
- Grupo – Cuenta – Subcuenta: Códigos acordes con las normas contables de acuerdo al Decreto 2650 de 1993.
- Auxiliar y Sub – auxiliar: Se definen de acuerdo al criterio contable de la compañía.
Desde esta apertura de cuentas se puede consultar diferentes informes de la cuenta, después de dar enter en el último nivel en que se tenga configurada la cuenta contable; se mostrarán los informes de: Movimiento, Balance de prueba, Terceros, Balance centro de costo y presupuesto.
Movimiento: al dar clic en el link de movimiento se mostrará el código de la cuenta, nombre, saldo anterior y el detalle de cada uno de los movimientos de la cuenta. Damos Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.
Balance de prueba: cuando das clic, en el link balance de prueba, se mostrará el código de la cuenta, nombre, y en el detalle, cada uno de los meses del movimiento de la cuenta. Das Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.
Terceros: al dar clic en el link terceros y se mostrará el código de la cuenta, nombre, y en el detalle, cada uno de los terceros del movimiento de la cuenta. Al dar Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.
Balance centro de costo: Cuando das clic, en el link balance centro de costo se mostrará el código de la cuenta, nombre, y en el detalle, cada uno de los meses del movimiento de la cuenta y el centro de costo. Puedes dar Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.
Presupuesto: Cuando das clic, en el link presupuesto se mostrará el código de la cuenta, nombre, y en el detalle, cada uno de los meses que se presupuestaron de la cuenta y el centro de costo. Al dar Esc, puerta o botón finalizar, para salir del informe y continuar la navegación en la cuenta contable.
Enlace con otros módulos
- Inventario: El sistema de forma automática realiza esta marcación al momento de asignar la cuenta contable en la apertura de líneas y grupos de inventarios.
- Activo: El sistema de forma automática realiza esta marcación al momento de asignar la cuenta contable en la apertura de grupos de activos.
- Aplica como diferencia NIIF: Todas las cuentas que vayas a manejar para contabilizar las estimaciones que realices en NIIF debes marcarla.
- Detalles: (No detalla – Por cobrar – Por pagar). El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es elaborar documentos cruce (Factura de venta, Recibo de caja – Factura de compra y Comprobante de egreso); al igual que generar listados en los módulos de Cartera y Cuentas por pagar detallando los valores por cada tercero.
- Terceros: (Si tercero – Retención – No Tercero).
El efecto de marcar una cuenta con estas características es:
- Si tercero: Permite que la contabilización de valores se pueda discriminar por cada tercero (Cliente – Proveedor – Otro).
- Retención: Permite generar los certificados de retención y las bases para los mismos, de igual forma al tener esta marcación en la parte final de la pantalla el sistema solicita el porcentaje de retención.
- No tercero: Cuando no se requiere ningún tipo de enlace.
- Centros de costos: Permite generar informes financieros por cada uno de los centros de costos que maneja la empresa, siempre y cuando todas las cuentas que se tengan creadas posean esta marcación.
- Cuenta de reteiva: Se realiza esta marcación para aquellas cuentas que contabilizaran la retención de IVA al régimen simplificado (IVA teórico).
- Ajustable: Realizar esta marcación en los casos de cuentas contables no monetarias que son ajustables por inflación.
Importante: recordar que los ajustes por inflación fueron derogados en Colombia a partir de enero de 2007.
- Moneda extranjera / Desea ajustar extranjera: Marcar estos campos si la empresa registra transacciones en moneda diferente a la local, este detalle se realiza sobre cada una de las cuentas que requieren esta contabilización.
- Tipo de cuenta: Permite registrar la clasificación de la cuenta contable dada a nivel normativo
- Naturaleza: Esta información se presenta a nivel normativo, donde cita que las cuentas pueden ser de naturaleza débito o crédito
- Es cuenta de IVA: Esta marcación permite que al momento de elaborar facturas de ventas con cuentas contables no marcadas como inventarios, el sistema sugiera un porcentaje de IVA en el tercer cargo. Si la cuenta utilizada se encuentra asociada a una tabla de inventario, el porcentaje que sugiere el programa en el tercer cargo es el porcentaje de IVA del catálogo del producto.
- Cuenta de bancos: Esta marcación se realiza a las cuentas contables de Bancos en las cuales la empresa maneja sus cuentas bancarias corrientes, los datos que allí el sistema solicita corresponden a la entidad financiera.
- Nro. Cheque inicial – Nro. Cheque final: En estos campos se digita el rango del número de los cheques asignado en la chequera que la entidad bancaria entrego a la empresa.
Para tener en cuenta
1. El sistema permite cambiar las características de las cuentas no solo en el año donde se realiza el cambio, sino también en años anteriores, este proceso permite que la información sea consistente en todos los años. Las características que se pueden cambiar a las cuentas contables son:
- Auxiliar.
- Sub auxiliar.
- Tercero (Si tercero).
- Detalles (Por cobrar – Por pagar): al seleccionarlo te muestra mensaje aclaratorio, para confirmar el proceso a realizar.
Después solicita el documento donde va a quedar el registro del cambio y en la parte un mensaje fijo aclarando el proceso que hace al cambiar la cuenta que no detalla a detalle por cobrar o detalle por pagar.
- Centro de costos.
2. Los aspectos más importantes al momento de cambiar estas características son:
- Para cada una de ellas, el sistema efectuará el proceso de marcación o demarcación en todos los años, comenzando en la fecha en que se hace el cambio hacia atrás.
- En todos los años donde actualmente se tenga la marcación que se indicó, el sistema respetara esa marcación y continuara con los años donde no tenga la marcación.
- Al efectuar algún cambio en las marcaciones de las cuentas contables, el sistema mostrará un mensaje informando que el cambio afectará la información en el año en que se encuentra y los años anteriores.
3. Se incluyeron mensajes en algunas cuentas de ingresos marcadas como sujeto retención, si tratan de parametrizar alguna cuenta contable que esté vinculado en algún otro impuesto o documento.
a. Cuenta parametrizada como retención de IVA
b. Cuenta parametrizada como Impuesto al consumo en el documento F-001
c. Cuenta parametrizada en la tabla de ICA por ciudad
