En Siigo una nota de entrada es un documento contable que se maneja en el proceso de compras, permitiendo hacer el ingreso de mercancía al inventario únicamente cuando se maneja el cruce de documentos con la factura de compra.
Para elaborar notas de entrada puedes utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Documentos – Notas – N Entrada.
Al ingresar a la opción, allí es necesario seleccionar el tipo de nota a elaborar dependiendo de las previamente definidas por el usuario:
Seguido el sistema te solicita los siguientes datos para elaborar el documento:
1. Datos generales de encabezado
Estos son:
- Fecha: fecha de elaboración del documento.
- Centro de costos: es necesario tener creado mínimo uno como principal.
- Nit: corresponde al tercero al cual se le va a elaborar el documento, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación.
- Vendedor: el sistema trae en forma automática el asociado en el catálogo de terceros.
2. Datos de transacciones
En esta pantalla se incluyen cada uno de los productos que van a ingresar. Esto se puede hacer por Referencia – cuenta contable – código de barras o producto.
Importante: dependiendo de la marcación de la cuenta contable al momento de su definición, el sistema solicitará datos como centro y subcentro de costo y tercero.
Por cada registro el sistema solicita confirmación de:
- El tipo de naturaleza del registro (Débito – Crédito).
- El valor.
- El sistema trae en descripción el nombre de la cuenta y esta puede ser modificada Al momento de terminar de ingresar todas las cuentas contables que se van a contabilizar en la nota débito, es necesario grabar esta información, labor que se realizará con la tecla de función F1 o el ícono
.
Por último, el sistema confirma si el documento se encuentra correcto, en caso de confirmar afirmativamente es posible realizar la contabilización del mismo.
Importante: Siigo solo permite contabilizar documentos cuadrados, es decir, que los débitos sean iguales a los créditos.
El sistema traerá automáticamente el número de la nota de entrada si en la parametrización del documento se definió el campo “Numeración Automática”, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo con el cual será grabado el documento en Siigo.
Después habilita la opción para que escojas, ver por vista previa o enviar a la impresora.
Muestra un campo para colocar observaciones y si escogimos vista previa, te muestra:
