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Generar cargue automático de novedades en Nómina y RRHH es una funcionalidad diseñada para facilitar la inclusión y actualización masiva de las novedades de nómina, permitiendo gestionar de manera ágil y precisa conceptos como bonificaciones, horas extras, incapacidades y licencias. Su uso es clave cuando se requiere mantener la información actualizada sin realizar registros manuales.

Para generar el cargue automático de novedades, sigue estos pasos:

1. Dirígete al módulo de Nómina y RRHH electrónica – Manejo de Novedades – Captura de Novedades – Cargue automático de Novedades para Nómina.

Importante:

• Si no se encuentran actualizados los datos de ley del año en curso, el sistema te generará una ventana informativa, indicando que no están los datos de ley y es necesario ingresarlos. El sistema te muestra una nueva ventana para indicar el año, el valor del salario mínimo y el subsidio de transporte. También te muestra un mensaje fijo que aclara los aspectos a tener en cuenta para la actualización de datos de ley para el nuevo año.

• Si estos datos de ley ya fueron actualizados, el mensaje no se muestra y continúa con el proceso normal.

2. El proceso de liquidación te permite realizar el cargue de las novedades de cuatro formas:

Por empleado: registras las novedades de todos los empleados que pertenezcan a un período de nómina específico. 

• Indicas el período o tipo de nómina creado previamente. Es posible realizar la búsqueda con el ícono Buscar .
• Ubicas al empleado para que en la parte inferior aparezcan las novedades cargadas hasta el momento:

• Agregas las novedades que necesites dando clic en el ícono Ingresar novedades nuevas , las cuales serán calculadas automáticamente por el sistema de acuerdo a la parametrización del concepto.
• En este proceso se descargan aquellas novedades que son exclusivas para el período que se está registrando, por ejemplo: bonificaciones, horas extras y demás.

Registras la siguiente información una vez das clic sobre dicho ícono:

• • Concepto: digitas el código del concepto a registrar. Podrás buscarlo dando clic en el ícono Buscar . 
  • Centro de Costo: el sistema te presenta el centro de costo que se encuentra registrado en la hoja de vida del empleado. En caso de ser necesario el cambio, digitas el código que corresponda.
  • Grupo: el sistema te trae el grupo que se encuentra registrado en la hoja de vida del empleado.
  • Variable: digitas el número de horas o días que se registrarán en la novedad. Se debe tener en cuenta que los conceptos a los cuales se les activará esta opción deben tener en su parametrización una fórmula.
  • Valor: registras el valor de la novedad, cuando los conceptos no tienen formulación en su parametrización, como por ejemplo las comisiones. 
  • Documento Cruce: colocas el documento cruce cuando se requiera realizar un cruce de cuentas entre una obligación que tenga el empleado con la empresa, ejemplo venta de productos a empleados. En este campo digitas el tipo de documento, el tipo de comprobante, el número del consecutivo del documento y el número del vencimiento.

Haz clic en Finalizar para grabar el concepto y así queda guardada la novedad en el período, el cual también lo adicionará en los históricos de nómina.

Ahora tendrás que reliquidar la nómina del empleado para que el sistema asuma el valor para el cálculo de salud y pensión con el ícono Reliquidar .

Importante:

• Al calcular la base de pensión y salud, si el concepto es de vacaciones o licencias, busca el Ingreso Base de Cotización (IBC) del mes anterior al período de nómina, calcula el valor diario y lo multiplica por el número de días de vacaciones / licencias del período que se está liquidando.
• Si no se encuentra el valor del IBC del mes anterior, se debe tomar el sueldo actual, calcular el valor diario y multiplicarlo por el número de días de vacaciones / licencias del período que se está liquidando.

Opciones dentro de la captura de novedades:

• Modificar y eliminar una novedad: para modificar una novedad es necesario hacer un solo clic sobre ella y el sistema lo presenta en la zona de edición para modificarla. De igual manera se graba con el ícono de Guardar .
• Reliquidar Empleado: una vez realices el proceso de liquidación de nómina, es posible realizar modificaciones sobre uno o algunos empleados, sin realizar nuevamente este proceso para todos los empleados, sino solo para el empleado de las novedades modificadas, a través del ícono Reliquidar .

Es necesario seleccionar el empleado, modificar la novedad y hacer clic sobre el ícono anterior, para que el sistema presente la siguiente ventana:

• Borrar: el ícono de la página con el Asterisco en el centro te permite borrar de manera temporal las novedades cargadas a un empleado, serán restablecidas en el momento de reliquidar el empleado o realizar el proceso de liquidación de nómina.

Por concepto: podrás elegir un concepto y cargarlo a diferentes empleados en una sola pantalla. Se utiliza cuando se manejan listados de novedades por conceptos, pagos por libranzas determinadas, primas o bonos especiales y demás.

Importante: en las dos anteriores opciones, el sistema te permite realizar modificaciones y eliminación de novedades en el período de nómina que se está validando.

Fijas individual: esta opción te permite registrar novedades fijas por cada uno de los empleados, es decir, novedades que devengará o serán deducidas al empleado periódicamente.

Indicas el número de identificación del empleado y digitas la siguiente información: 

• Concepto: digitas el código del concepto a registrar. Podrás buscarlo dando clic en el ícono Buscar . 
• Centro de Costo: el sistema te presenta el centro de costo que se encuentra registrado en la hoja de vida del empleado. En caso de ser necesario el cambio, digitas el código que corresponda.
• Grupo: el sistema te trae el grupo que se encuentra registrado en la hoja de vida del empleado.
• Variable: digitas el número de horas o días que se registrarán en la novedad. Se debe tener en cuenta que los conceptos a los cuales se les activará esta opción deben tener en su parametrización una fórmula.
• Valor: registras el valor de la novedad, cuando los conceptos no tienen formulación en su parametrización, como por ejemplo las comisiones. 
• Períodos: indicas los períodos donde necesitas aplicar la novedad registrada.

Haz clic en Guardar para generar la novedad en el empleado. 

Por grupo: en este proceso lo puedes realizar mediante Novedad a nómina o Novedad fija, y completas la siguiente información: 

• Tipo de nómina: digitas el número de nómina que se va a modificar. Aplica si seleccionas la opción de Novedad a nómina. 
• Terceros: indicas el rango de terceros a los cuales se les agregará la novedad pertinente. 
• Centro de costo: indicas el rango del centro de costo que se desea modificar. 
• Sucursal: indicas el rango de sucursales que se desea tener en cuenta para las novedades a registrar. 
• Cargos: indicas el rango de códigos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos del cargo que corresponda para los empleados a generar. 
• Centro de costo en la novedad: podrás seleccionar la casilla de Centro de costo del empleado o indicar un centro de costo Específico. 
• Fecha de ingreso: indicas las fechas de ingreso a tener en cuenta para la generación de la novedad. 
• Concepto: indicas el código del concepto que se desea agregar a las novedades.
• Períodos: indicas los períodos donde necesitas aplicar la novedad registrada. 
• Variable: digitas los días o horas que se desean agregar dependiendo del tipo de concepto que se registra.
• Valor: registras el valor de la novedad, cuando los conceptos no tienen formulación en su parametrización.

Haz clic en Guardar para generar la novedad en el empleado. 

¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo generar el cargue automático de novedades en tu Nómina y RRHH.