El Decreto 2650 de 1993 describe la cuenta 2815 Ingreso Recibido para Terceros así: «Registra los dineros recibidos por el ente económico a nombre de terceros y que en consecuencia serán reintegrados o transferidos a sus dueños en los plazos y condiciones convenidos». Esto se puede presentar para empresas como: Inmobiliarias, agencias de aduanas, Empresas Transportadoras, entre otras.
Para que el manejo de los ingresos recibidos para terceros se realice correctamente, debes realizar los siguientes pasos:
1. Registro de control
Verifica la marcación del manejo de los siguientes impuestos en el registro de control, por la ruta: parametrización – registro de control
- ICA por ciudad
- Múltiples retenciones
- IVA diferencial.
2. Creación de cuentas contable
La creación de las cuentas contables donde vas a registrar el ingreso para terceros, incluidas las que se utilizaran en las líneas de inventarios y en los impuestos, estas se crean por la ruta: Contabilidad – Administración de cuentas contables – Apertura de cuentas contables.
La cuenta contable que asocias en la tabla de inventarios en el campo de ventas, se deben marcar como sujeto de retención e ingresar el concepto y las cuentas contables de retención, persona jurídica y persona natural creadas para los ingresos para terceros, donde se causarán estas retenciones.
3. Creación de líneas y grupos
Crea la línea y grupo de inventarios como servicios e ingresa las cuentas de ventas, devolución en ventas, cuenta de IVA diferencial en ventas que se van a utilizar como ingreso para terceros, ya que en ellas se hará la causación contable.
Después de creada la línea y grupo, creas en el catálogo de los productos, el servicio que vas a facturar.
4. Actividades económicas ICA
Ingresa en las actividades económicas, las cuentas que correspondan a ingresos para terceros, por la ruta: Parametrización – Actividades económicas (ICA) por ciudad. Al ingresar diligencia la información:
5. Parámetro factura de venta
En la parametrización de la factura de venta que vas a utilizar para el ingreso para terceros, marcas la opción para utilizar este manejo. Para esto vas por la ruta: Contabilidad – parámetros de documentos – definición de documentos. Escoges el documento y lo repasas hasta llegar al campo indicado.
6. Elaboración Factura de venta
Después de ingresados todos los parámetros, al momento de elaborar la factura, ingresas el NIT del tercero a quien va dirigida la factura de venta, al dar enter, te mostrará la ventana para confirmar que es ingreso para terceros. Esto se marca cuando la factura va realizar ingresos por servicios a otros terceros.
Importante: cuando marcas la opción, solo permite ingreso por servicios a terceros, no aplica para combinar con ingresos propios.
En cada secuencia de producto, servicio o cuenta, solicitará el Nit del mandante de ingreso para terceros, permitiendo que se puedan registrar a varios terceros mandantes.
Al grabar la factura, se mostrarán las retenciones practicadas (Retención en la fuente, rete ICA), y el IVA generado. Y en la impresión saldrá el nombre de a quien se le hizo la factura.
Cuando vas a la contabilización, el sistema te muestra el ingreso de los terceros que se hayan digitado, el impuesto a las cuentas de ingresos para terceros, y la cuenta por pagar al tercero a quien se le hizo la factura.
Importante: esta funcionalidad aplica para factura de venta, nota débito y nota crédito.
