Los saldos iniciales o de apertura son los valores que debes tener en cuenta al inicio del periodo contable y corresponden a los valores de cada cuenta contable del Balance general con los cuales inicia la compañía.
Para el ingreso de esta información a Siigo es necesario tener en cuenta:
- Tener creados todos los parámetros (Cuentas contables – Centros de costos – Terceros).
- Haber definido la cuenta puente, se sugiere que a esta se le asigne el código 9999990000.
- Es necesario definir un documento tipo L para la contabilización de saldos iniciales.
- Conocer la fecha en la cual se va a incorporar el balance de apertura.
- Se recomienda organizar, discriminar y clasificar la información de todos los Clientes, es decir, es necesario conocer el saldo total de la cartera pendiente de recaudar, pero a su vez se requiere tener discriminado por cada tercero los siguientes datos:
- Número y valor de cada una de las facturas pendientes de cobro estén o no vencidas.
- Fechas de cada uno de los vencimientos.
- Discriminar los anticipos con su correspondiente valor (En caso que existan).
Importante: la cuenta puente es de uso temporal y solamente se utilizará para el ingreso de saldos iníciales, contablemente no existe. Esta cuenta quedara con saldo cero una vez se termine de ingresar el Balance de apertura.
1. Exportación de Plantilla
Para generar la plantilla de ingreso de saldos iniciales y/o balance de apertura de saldos solo centros de costo es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Interfaces – Saldos Iniciales – Exportación plantillas balance de apertura.
En esta opción el sistema muestra la siguiente ventana en la cual es necesario seleccionar la plantilla de Cuentas por cobrar:
Cuentas por cobrar: En esta plantilla es necesario ingresar los datos de cada uno de los terceros (Clientes), discriminando cada uno de los vencimientos de cada factura de venta que le deba a la empresa o los anticipos recibidos (información del documento cruce).
Si necesitamos el archivo en blanco, no se marca generar la plantilla con saldos, el sistema pregunta la ruta para guardar el archivo y lo genera solo con los encabezados de las columnas.
En caso contrario, traería los saldos que encuentre en el programa con la fecha de corte que se le indique.
Después de incluir todos los datos necesarios en la plantilla, es posible la incorporación de los saldos iniciales.
2. Importación de la planilla
Después de incluir todos los datos necesarios en la plantilla es posible la incorporación de los saldos iniciales, para realizar este proceso es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta en la ruta: Interfaces – Saldos Iniciales – Importación balance de apertura.
Al ingresar a esta opción el sistema habilitara la siguiente ventana en la cual es necesario diligenciar los siguientes datos:
Datos a Incorporar:
Se escoge la plantilla que se va a subir, en este caso la de cuentas por cobrar y la ruta donde se encuentra.
- Plantilla de datos a importar:El sistema solicita confirmación del tipo de información a importar a Siigo, en este caso cuentas por cobrar.
- Ruta archivo: Es necesario digitar o realizar la búsqueda donde se encuentra la plantilla a incluir.
- Tipo de comprobante: Seleccionar el documento tipo L definido para la incorporación del balance de apertura.
- Número de comprobante: Es necesario seleccionar el número del documento tipo L definido para el ingreso del balance de apertura.
- Cuenta puente: Digitar o hacer la búsqueda de la cuenta 999999 creada como cuenta puente en Siigo.
- Nit: Es posible digitar o hacer la búsqueda del tercero, este por ser un proceso interno de la organización se recomienda que sea el Nit de la empresa.
- Vendedor – Ciudad – Centro de costos: Es necesario digitar los datos creados como principales para armar el encabezado del documento.
Una vez se diligencien todas las casillas es necesario digitar la tecla de función F1 o hacer uso del icono para que el sistema inicie la incorporación de información.
El proceso puede tardar dependiendo la cantidad de registros a incorporar, pero el sistema en pantalla muestra el avance, hasta reportar la culminación del proceso.
En caso de presentar inconsistencias, el sistema genera un informe en Excel con las inconsistencias presentadas para ser corregidas y volver a realizar la incorporación de información.
