Los documentos que cruzan el proceso de compras son:
- Orden de compra: documento extracontable – Tipo Y
- Nota de entrada: documento contable – Tipo E
- Registro de compra: documento contable – Tipo P
Al momento de manejar cruces de documentos en el proceso de compras, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Cuando la orden de compra cruza con la nota de entrada este último actualizara cantidades en el inventario y dependiendo del tipo de costeo los valores a nivel de costo.
2. Cuando la orden de compra cruza con el registro de compra este último actualizara cantidades en el inventario y valores a nivel de costo y proveedores.
3. Cuando la nota de entrada cruza con el registro de compra; la entrada actualiza cantidades en el inventario y la compra registra los valores.
4. Al manejar cruce de la Orden de compra (Documento extracontable) con la Nota de entrada o el Registro de compra; este cruce puede ser opcional.
5. Al manejar el cruce de la Nota de entrada con el Registro de compra este cruce debe ser obligatorio pues la nota de entrada generalmente registra solo el ingreso de cantidades al inventario y la compra asigna los valores.
6. Si la empresa registro el cruce de la Orden de compra con la Nota de entrada, pero luego se modifican algunos datos de la orden de compra es necesario borrar la nota de entrada y volverla a elaborar con su correspondiente cruce para que al momento de realizar el Registro de compra se tomen especialmente los valores incorporados en el documento Tipo Y.
Importante: en el registro de compra los valores de los productos el sistema los toma de aquello digitados en la orden de compra, por ello NO se recomienda modificar la nota de entrada por entrada de comprobantes pues este documento solo mueve cantidades y no valores.
