Los documentos que cruzan el proceso de ventas son:
- Cotización: Documento extracontable – Tipo V.
- Orden de pedido: Documento extracontable – Tipo Z.
- Nota de remisión: Documento contable – Tipo S.
- Factura de venta: Documento contable – Tipo Z.
Al momento de manejar cruces de documentos en el proceso de ventas, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Cuando la cotización o la orden de pedido cruza con la nota de remisión, este último descargara las cantidades en el inventario.
2. Cuando la cotización o la orden de pedido cruza con la factura de venta, este último actualizara las unidades que salen del inventario y valores a nivel cartera.
3. Cuando la nota de remisión cruza con la factura de venta; la remisión descarga las cantidades en el inventario y la factura contabiliza los valores.
4. Al manejar cruce de la Cotización o la Orden de pedido (Documentos extracontables) con la Nota de remisión o la Factura de venta; este cruce puede ser opcional.
5. Al manejar el cruce de la Nota de remisión con la Factura de venta, este cruce debe ser obligatorio, pues la remisión registra solo la salida de cantidades en el inventario y la factura asigna los valores.
6. Si la empresa registro el cruce de la Cotización o la orden de pedido con la Nota de remisión, pero luego se modifican algunos datos de la cotización o del pedido, es necesario borrar la nota de remisión y volverla a elaborar con su correspondiente cruce para que al momento de registrar la Factura de venta se tomen especialmente los valores incorporados en el documento Tipo V o Tipo Z según corresponda.
Importante: en la factura de venta, los valores de los productos, el sistema los toma de aquellos digitados en la cotización o el pedido, por ello NO se recomienda modificar la nota de remisión por entrada de comprobantes, pues este documento solo mueve cantidades y no valores.
