El envió de notificaciones, es el envió de información vía correo electrónico que resume el movimiento más importante de la empresa, la cual permite conocer en cualquier momento y desde cualquier lugar la información actualizada y de primera mano. Es importante tener en cuenta el mensaje informativo que se tiene en el programa al ingresar.
Para definir el uso de las notificaciones se debe ingresar por la ruta: Parametrización – Notificaciones.
Al momento de ingresar a notificaciones se habilitan las siguientes opciones:
- Configuración de Notificaciones: Esta opción permite configurar las características de cada uno de los reportes a enviar por correo
- Programación de Notificaciones: En esta opción se relacionan cada uno de los recursos a los cuales se desean enviar las notificaciones
Importante: esta funcionalidad aplica para el usuario administrador y el, será quien active esta opción para otros usuarios, en caso de ser requerido por la empresa.
Los datos que solicitan cada una de las opciones de Notificaciones se describen a continuación:
1. Configuración de Notificaciones
Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana, donde es necesario definir la siguiente información:
- Grupo del Reporte: Se debe seleccionar el tipo de reporte a configurar
- Nivel: Corresponde al nivel de las cuentas contables en que se requiere visualizar la información; este puede ser Grupo – Cuenta – Subcuenta – Auxiliar – Subauxiliar.
- Rango: Se refiere al rango de cuentas contables a tener en cuenta en la generación del reporte
- Tipo de Valor: Corresponde a cada una de las columnas del balance de comprobación, para que este valor sea el relacionado en la generación del reporte.
Una vez gravada la información el sistema en la parte inferior presenta un resumen de los datos digitados (Rango de Cuentas y el Tipo de Valor a presentar), al dar doble clic sobre la secuencia el sistema permite modificar o incluso eliminar el registro.
2. Programación de Notificaciones
Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:
En ella se debe digitar la siguiente información:
- Nombres y Apellidos: Estos datos corresponden al recurso al cual se le enviara la notificación.
- E-mail: Dirección de correo electrónico a la cual se enviarán las notificaciones para ser consultada la información por el recurso correspondiente.
- Activo: Sirve para confirmar si el recurso se encuentra activo o no, pues en caso de ya haber enviado notificaciones no será posible su eliminación.
- Tipo de Envió: En esta opción se seleccionarán el tipo de reportes y con qué frecuencia se pueden enviar a cada uno de los recursos, allí se habilitan las siguientes opciones:
- Reporte Anual: Hace referencia del acumulado del año, toma en cuenta el movimiento registrados desde el 1 de enero hasta el día 30 de mes en el que se haya ingresado a Siigo, luego solicita confirmación de a los cuantos días después del mes en que se encuentre el sistema se debe realizar él envió de la notificación, por último, se habilita el icono de reportes, con el cual se podrán seleccionar los reportes que se asignaran al recurso especifico.
- Reporte Mensual: Hace referencia solo al valor del mes en el que se encuentra ubicado o vigente, solicita el día de envió de ese mes, por ultimo solicita que tipo de reportes que se enviaran mensualmente.
- Reporte Semanal: El sistema solicita el día de envió y el tipo de reportes que se enviaran semanalmente.
Una vez grabada la información el sistema en la parte inferior presenta un resumen de los datos digitados, al dar doble clic sobre la secuencia el sistema permite modificar o incluso eliminar el registro.
3. Configurar el servidor de Correo
Para el correcto funcionamiento del envió de notificaciones se debe realizar la configuración del servidor de correo, para ello se debe ingresar por la ruta: Parametrización – Funciones del Administrador – Configuración del servidor de correo.
Esta información la debe confirmar el administrador de redes de la empresa.
Importante: al definir todos los datos anteriormente descritos, el sistema enviara de forma automática los correos a los recursos que se incluyeron en la programación de notificaciones.
Si un solo recurso tiene programados varios reportes el sistema solo realizara un envió con el consolidado de todos.
El sistema realizara él envió de los correos de manera automática, siempre y cuando mínimo un usuario (clave) se encuentre dentro de Siigo.
Para mayor detalle ingresa al siguiente enlace. Ver detalle
