Configurar documento tipo P – Compras permite definir en el sistema los parámetros necesarios para registrar de forma correcta las compras de la empresa, ya sean de inventarios, servicios o activos fijos. Este proceso asegura que cada transacción se contabilice adecuadamente, se reflejen los impuestos y las cuentas por pagar, y se mantenga la coherencia y organización de la información contable y tributaria.
Para configurar el documento tipo P – Compras, sigue estos pasos:
1. Dirígete por la ruta Contabilidad – Parámetros de documentos – Definición de documentos.
2. Visualizarás una ventana con todos los documentos que maneja el programa, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el tipo y su correspondiente nombre:
- Haz clic en la opción P Compras.
3. El sistema te muestra la siguiente pantalla:
- Haz clic en el ícono Buscar
donde enlistas los documentos P registrados en tu programa. - Si no tienes creado ningún documento, indica el número de comprobante a crear y haz clic en la tecla Enter.
4. En esta pantalla, es necesario completar la siguiente información:
- Copiar documento
: podrás realizar la copia de los parámetros creados en un documento y agregarlos a uno nuevo mediante este botón. - Tipo: corresponde a la letra con la que se define el comprobante que se está parametrizando.
- Comprobante: podrás definir hasta 999 tipos de documentos, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio.
- Descripción: defines un nombre corto para la identificación del documento.
- Datos documento soporte: seleccionas la opción Documento soporte en caso de que utilices este documento como Documento soporte electrónico.
- Autorización Documentos Soporte: corresponde al número de autorización para los documentos soporte expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), estos datos se visualizarán en la impresión del documento de compra por ser un requisito legal. Allí el sistema te solicita datos como numeración autorizada, prefijo, número inicial y final, si aplica vigencia para colocar el tiempo y fecha final de autorización.
- Documento inactivo: esta opción te permite inhabilitar el documento para no ser utilizado al elaborar los documentos.
- Desea modificar descripciones de las secuencias: podrás modificar el nombre o las observaciones en cada registro.
- Nro. automática: lo seleccionas cuando requieres que, al momento de elaborar, el programa asigne el número con el cual se contabilizará el comprobante en Siigo.
- Número de ítems: digita el número de secuencias que vas a incluir al momento de elaborar un comprobante, se permite máximo incluir 250 ítems.
- Tipo de impresión: te permite seleccionar cómo se requiere la impresión del documento.
- Formato para la impresión: este campo solo se habilita si en la anterior casilla fue seleccionado el formato moderno y te permite asociar en cuál de ellos se imprimirá.
Importante: en el botón de configuración, es posible cambiar el orden, eliminar o incluir los campos que se desean visualizar en el detalle en la impresión.
- Título: digitas el nombre del documento, el cual se visualizará al momento de imprimir.
- Valor unitario en factura de compra: seleccionas esta opción si necesitas visualizar el valor unitario en las facturas de compras a realizar.
- Captura precio de venta en factura de compra: seleccionas este apartado si necesitas que se refleje el precio de venta en las facturas de compra a realizar.
- Cruce o.Cmpra/n.Ent/No Cruza/o.Activ(C/E/N/M): digitas la letra de acuerdo al tipo de documento que según las necesidades de tu empresa se elabore antes de la compra. Podrás cruzar con Orden de Compra, Nota de Entrada, Orden de Compra de activos fijos o No cruza. Este cruce permite traer la información que se ha capturado en el documento anterior.
El sistema te generará el siguiente mensaje informativo:
Importante:
- Cuando la compra cruza con la nota de entrada es indispensable marcar la opción Obliga cruce, de lo contrario los productos contabilizados en las compras no ingresarán al inventario ni será posible asignar un costo de ventas.
- El cruce te permite traer la información que se ha capturado anteriormente. Estos son los cruces que pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía:
- Actualiza inventario: seleccionas la casilla si la factura de compra es el único documento que se utiliza en el proceso de compras (esto para que una vez realice una compra se descargue el inventario).
- El tercer descuento es de retención en la fuente: asignas S si deseas hacer la contabilización de la retención en la fuente. Solo muestra esta opción si no estás manejando múltiples retenciones.
- Generar certificado de retención al grabar documento: marcas esta opción si se requiere que una vez realizada una contabilización del documento se genere el certificado de su correspondiente retención.
- IVA a régimen simplificado – Cuenta retención de IVA: asignas las cuentas contables correspondientes; con ello el sistema realizará la contabilización de manera automática en cada una de ellas cuando el registro de la transacción lo requiera.
- Cuenta tarifa diferencial reteiva: indicas la cuenta contable donde se contabilizará este impuesto en caso de que aplique para tu empresa.
- Cuenta reteiva beneficio DIAN: indicas la cuenta contable para realizar el registro en caso de que aplique para tu empresa.
- Cargos y descuentos: en cada columna puedes incluir hasta tres conceptos; la cuenta contable para el Impuesto al Valor Agregado (IVA) es necesario que se encuentre en el tercer cargo.
- Datos para la recepción de la factura de compra: para la impresión de la factura de compra, el sistema toma los datos de tu empresa digitados en el registro de control, la siguiente casilla únicamente se diligencia cuando los datos de ubicación de la empresa sean diferentes.
- Registra secuencias en donde incluye IVA como mayor valor de la compra: esta marcación hará que, en cada uno de los ítems, el IVA sea un mayor valor de la compra.
Importante: el IVA que se incluya como valor mayor de compra, no suma como base de retenciones.
- Impuesto saludable: si en el registro de control marcaste el manejo de impuestos saludables, te abrirá una ventana para habilitar el impuesto pertinente.
- Maneja decimales: al seleccionar estas opciones el sistema imprime en cantidades y/o valores dos decimales, de lo contrario imprimirá cinco decimales.
- Visualiza el PDF en la impresión: seleccionas esta casilla para generar el documento PDF al momento de visualizar la impresión del documento.
Ahora ya tienes todo lo necesario para configurar el documento tipo P – Compras en tu Siigo Pyme.
