La recuperación es un proceso de mantenimiento de archivos que se ejecuta para verificar las inconsistencias que existen dentro de la información de las empresas y se realiza cuando encontramos balances descuadrados, o información que no coincide de un módulo con otro. Este proceso permite revisar diferencias en: Contabilidad, Activos fijos, detalles cuentas por cobrar, detalles cuentas por pagar, terceros, centros de costos, inventarios y diferencias en documentos
Al igual el proceso realiza una comparación del año anterior con el actual, para verificar que los dos años tengan los mismos parámetros.
Importante: Antes de correr la recuperación se recomienda realizar una copia de seguridad de los directorios de las empresas instaladas.
Para realizar el proceso de recuperación podemos hacer uso del buscador de menú o ingresar por la ruta: Parametrización – Recuperaciones.
Luego de seleccionar la opción Recuperación aparece la siguiente pantalla:
El recupera de acumulados, solo aplica para licencias con el módulo de Nómina, Nómina pyme o Nómina y recursos humanos.
Al marcar en estándar se abre una nueva ventana:
Al marcar la opción de Continua el Proceso se habilita una nueva pantalla:
Año del recupera: En este campo es necesario digitar el año en el cual se va a ejecutar el recupera.
Importante: Se recomienda que el año digitado corresponda a la misma fecha en la cual se ingresó a Siigo.
- Recupera parcial: Al escoger esta opción el sistema verifica únicamente los archivos que contengan diferencias con respecto del movimiento, aquí el sistema compara:
- Contabilidad versus Activos fijos
- Contabilidad versus Detalle
- Contabilidad versus Terceros
- Contabilidad versus Centros de costo
- Contabilidad contable versus Inventarios
- Contabilidad con diferencias
- Recupera total: Al marcar este proceso, permite realizar un mantenimiento de información, verificando todos los archivos de información a partir del archivo de movimiento; además, permite generar un listado al momento de encontrar inconsistencias, el cual se puede consultar para realizar las correspondientes correcciones.
- Recupera un mes: El recupera mensual se puede utilizar en aquellos casos donde se ha identificado que el descuadre del balance se encuentra en un mes específico; ejecutar el recupera solo para un mes disminuye sustancialmente el tiempo de terminación del proceso.
Al seleccionar cualquiera de las tres opciones, el sistema comienza a realizar el proceso de limpieza de archivos y revisión:
Seguido se habilita el siguiente mensaje aclarativo, informando la posibilidad de borrar algunos movimientos en caso de no ser corregidos de manera correcta.
Al continuar, el sistema comienza a validar todo el movimiento para detectar si se tienen inconsistencias.
Se pueden generar inconsistencias en cuentas contables por modificaciones o creaciones en años diferentes.
El sistema te enseña en que cuentas y cuál es la inconsistencia de cada una para así indicarle el año en que se desea modificar según sea su parámetro correcto.
También puedes enviar el informe a Excel para validarlo.
Una vez se validen y corrijan se da clic en el botón Ejecuta Cambios y el sistema le solicita confirmar.
Cuando se acepta las modificaciones de las características de las cuentas, el sistema las corrige.
Después de corregidas las cuentas, continua con la verificación de la información, en caso de encontrar alguna inconsistencia el sistema arroja el siguiente recuadro:
- Continúa proceso: Al seleccionar esta casilla, el sistema borra de manera automática y definitiva los comprobantes que genere el listado. La única forma de recuperarlos es restableciendo una copia de seguridad.
- Informe: Genera un listado con el tipo de inconsistencia que el sistema encontró en los documentos para que sean corregidos:
Importante: Una vez sean corregidas las inconsistencias reportadas es necesario volver a ejecutar el proceso de recuperación total hasta que este finalice en forma satisfactoria.
- Fin proceso: Esta opción permite finalizar la ejecución del recupera, para corregir las inconsistencias reportadas en los documentos, este proceso se puede realizar por la opción entrada de comprobantes.
Al terminar la ejecución del proceso de recuperación, el sistema genera el siguiente recuadro con la confirmación de la culminación del proceso.
