Los documentos que afectan clasificaciones (vencimiento por lotes) pueden ser documentos contables o extracontables (dependiendo de la marcación del registro de control), en los cuales se relacionan productos que en su catálogo se encuentre la marcación de “Utiliza vencimiento por lotes”.
A continuación se describe como elaborar una orden de pedido y una factura de venta con productos que manejan clasificaciones (vencimiento por lotes).
1. Elaboración Orden de Pedido
Para elaborar el documento extracontable orden de pedido, puedes utilizar el buscador de menú o ir por la ruta: Órdenes de pedidos – Elaboración de órdenes pedido.
a. Datos generales o de encabezado:
Estos son datos iniciales y básicos del documento: fecha, centro de costos, fecha probable de entrega, nit del tercero al que le realizas el pedido, vendedor que lo atiende y la forma de pago que digitas.
Importante: los campos de cupo, disponible, mora y saldo, el sistema trae la información de manera automática y depende de la parametrización realizada en el catálogo de terceros.
b. Datos de transacciones
En esta pantalla incluyes cada uno de los productos que el cliente solicitó, sobre los cuales se requiere realizar el pedido. Esto se puede hacer por referencia – cuenta contable – código de barras o producto, también solicita el número de unidades, el valor unitario y descuento en producto; este último solo se habilita si se marcó el uso de descuento por producto en la definición del documento.
c. Datos Clasificación
Después de digitar la cantidad, el sistema te habilita la ventana donde llenas los datos de la clasificación a utilizar.
d. Cargos y descuentos
Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática.
Al terminar de registrar todos los productos que se van a incluir en la orden de pedido con su correspondiente clasificación, se graba esta información con la tecla de función F1 o con el ícono 
.
Por último, se realiza la contabilización del documento informando el número con el que fue grabado en Siigo.
El documento puede ser enviado a vista preliminar y/o impresora. Muestra una opción para colocar comentarios y si lo visualizas por vista previa, muestra los productos con su clasificación:
2. Elaboración de Factura de Venta
Para elaborar el documento contable factura de venta vas por la ruta: Documentos – Factura de venta.
Cuando das clic a esta opción, el sistema habilita una pantalla en la cual seleccionas el tipo de factura a elaborar:
a. Datos generales o de encabezado:
Los datos que se registran son fecha de elaboración, nit del cliente al que se le realiza la factura, el centro de costos, vendedor encargado, entre otros.
Importante: cuando en el parámetro de la factura indicamos manejo de ingresos recibidos para terceros, el sistema habilitará una ventana adicional.
b. Datos de transacciones
En esta pantalla incluyes cada uno de los productos que se le van a vender al cliente, la bodega y el número de unidades, el valor unitario, entre otros. La selección de los productos se puede hacer por referencia – cuenta contable – código de barras o producto, que se podrá capturar de forma independiente, la línea, grupo y código del producto. Después de registrar la cantidad se habilitará una nueva ventana para que selecciones las clasificaciones.
c. Datos de Clasificaciones
Puedes ver el saldo por clasificación dando clic en el botón 
.
d. Cargos y descuentos
Asignas los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática.
Al momento de terminar de registrar todos los productos que se van a incluir en la factura de venta, grabas con la tecla de función F1 o el ícono .
e. Impuestos
De acuerdo a los parámetros definidos en el registro de control, en la creación del tercero y al momento de elaborar el documento, confirmas datos como: autorretención en renta y autorretención Régimen simple y los cálculos de retención de ICA y retención de IVA.
f. Vencimientos y formas de pago
En la siguiente ventana incluyes información de cómo el cliente va a cancelar la factura, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota.
El sistema traerá automáticamente el número de la factura de venta si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en caso contrario habilita el campo para digitar el número de consecutivo.
El documento puede ser enviado a vista preliminar y/o impresora y en el caso de la Factura Electrónica enviarlo al proveedor tecnológico.
Muestra una opción para colocar comentarios y al enviar por vista preliminar, utilizando el formato de página completa se muestra el código QR para las facturas de venta no electrónicas, y los datos completos cuando es una factura electrónica, también verás el número de ítems, el total de ítems y si la cantidad es menos a la unidad. Igualmente, si la empresa maneja Iva diferencial (diferentes tipos de Iva), imprime los diferentes porcentajes.
También podrás ver en la impresión de la factura de venta las autorretenciones que aplican de acuerdo a tu actividad y a la marcación que hayas realizado en el registro de control.
Si realizas la cotización también mostrará en la impresión las clasificaciones en la parte inferior del producto.
