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Elaborar el documento soporte electrónico te permite registrar tus compras de bienes o servicios a proveedores que no están obligados a emitir factura electrónica. Este proceso te permite formalizar tus adquisiciones de manera segura, asegurando que cada movimiento se registre correctamente en tu contabilidad y que la información sea enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo así con las normativas fiscales vigentes.

Para elaborar el documento soporte electrónico, sigue estos pasos:

1. Dirígete a la ruta Documentos electrónicos – Documento soporte electrónico – Elabora tu documento soporte electrónico.

2. Seleccionas el tipo de documento de compra a elaborar:

Importante: cuando seleccionas el tipo de documento y si la resolución no se ha actualizado, te muestra el mensaje que la fecha está fuera del rango de la numeración autorizada y no te deja continuar:

3. Completa los siguientes datos:

Datos de encabezado: en la parte superior de la pantalla te muestra algunas casillas que debes diligenciar y también muestra un mensaje aclarativo a tener en cuenta:

• Fecha: corresponde al día en el cual se va a elaborar el documento. El sistema permite el envío de documentos cuya fecha sea posterior a la actual, siempre que no supere 6 días calendario. También permite el envío de documentos con cualquier fecha anterior a la actual, sin ninguna restricción, pero sí debe estar dentro de la vigencia de la resolución. 
• NIT: indicas el Número de Identificación Tributaria (NIT) al cual se le elabora el documento.

Importante:

• Si ingresas un NIT que se encuentre registrado en el listado de proveedores ficticios reportado por la DIAN, el sistema lo notificará de manera informativa. Al dar clic en Aceptar podrás continuar con el registro del comprobante. 

• El sistema revisa la información del tercero y en caso de no contar con el código postal, te permite agregarlo.

• Factura No: en estas casillas, digitas el número de factura entregada por el proveedor; en la primera casilla se incluye el prefijo que tenga la factura y en la segunda se incluirá el número de la factura que ha sido emitida.

Importante: si al elaborar el registro de compra en la captura del número de la factura del proveedor se ingresa un número previamente ingresado en otra compra, el sistema mostrará el mensaje informativo con la relación del comprobante interno, donde se contabilizó el número de factura del proveedor. 

• Centro de costos: es necesario tener creado mínimo uno como principal.
• Fecha: esta segunda fecha corresponde a la impresa en la factura del proveedor.
• Cargar compra XML : podrás generar tus facturas de compra haciendo uso del XML. 

Importante: recuerda que un documento que no está marcado como documento soporte o si el documento está cruzado con documento extracontable, no vas a poder hacer uso de esta funcionalidad.

Datos de transacción:

• Producto: agrega los productos y/o servicios que están ingresando a la empresa. Podrás ingresar el código del producto, la cuenta, la referencia o el código de barras, utilizando la tecla F7.

• Bodega: indicas la bodega que aplique para el registro.
• Descripción: digitas la referencia o el texto con el que identificarás el producto o servicio.
  • Si necesitas la descripción de más de 50 caracteres, haz clic en Ingresar descripción larga donde se habilitará la ventana para ingresar la información.

• Cantidad: indicas la cantidad del producto a ingresar.
• Valor: indicas el valor total de las unidades registradas.

Cargos y descuentos: es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los cargos o descuentos adicionales y el sistema realiza el cálculo en forma automática. Estos se mostrarán de acuerdo a lo parametrizado previamente en el documento.

4. Una vez ingresados todos los productos o servicios, haz clic en Continuar .

• En el caso de que manejes múltiples retenciones, para el cálculo de la retención en la fuente, el sistema mostrará el cálculo y valor en una ventana posterior. Luego te muestra el cálculo del impuesto de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en compras, con la base y el valor, en caso de que aplique.  

Importante: en el documento soporte electrónico, puedes registrar todos los impuestos, a excepción del impuesto al consumo.

5. Indicas la siguiente información de vencimientos: 

• Tipo: verificas el tipo de documento que vas a registrar.
• Comprobante: validas el comprobante donde se realiza el registro.
• Número factura proveedor: verificas el número de la factura registrado.
• Vencimiento: indicas la cantidad de vencimientos que correspondan.
• Forma de pago: seleccionas la forma de pago que corresponda.
• Fecha Vto: indicas la fecha de vencimiento con la cual quedará registrado el documento.
• Valor: verificas que el valor corresponda al que necesitas registrar. 

Importante: el sistema te traerá automáticamente el número del registro de compra si en la parametrización del documento se marcó el campo Numeración Automática, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.

6. Al finalizar y enviar a la impresión, seleccionas el ícono de la Nube , para enviar a la DIAN. 

7. Al enviarlo electrónicamente y cumpliendo con la normatividad de facturación electrónica en el documento soporte aprobado por la DIAN se muestra la fecha y hora de generación y expedición. 

Importante: si tienes proveedores con número de identificación extranjero, podrás ver este dato directamente en la impresión de tus documentos electrónicos. Lo encontrarás ubicado al costado derecho del número de NIT.

¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo elaborar tu documento soporte electrónico en Siigo Pyme.