La liquidación de nómina es un proceso que permite realizar la captura de los conceptos de nómina que aplican para cada empleado en el periodo de tiempo acordado (Semanal, Decanal, Quincenal o Mensual) estos valores algunos se deben pagar al trabajador como salario, comisiones, auxilio de transporte, horas extras, etc. y otros se deben descontar como salud, pensión, entre otros.
Para realizar el proceso de liquidación y pago de nómina es necesario:
1. Parametrización
Haber creado previamente todos los parámetros como son:
a. En el módulo de Contabilidad
- Cuentas contables: las que afectan el módulo de nómina, como las de gastos de los fondos y cuentas por pagar.
- Catálogo de terceros: (Fondos de salud, pensión, ARL, Bancos).
- Centros de costo: se crean de acuerdo a la necesidad de la empresa
- Definición de documentos: en los cuales se realizará la contabilización del pago de la nómina (Egreso Tipo G y Otros Tipo L).
b. En el módulo de Nómina.
- Creación de fondos: (Salud – Pensión – ARL).
- Conceptos de nómina: crear los que corresponden a ingresos y deducciones.
- Grupos contables: administración, ventas y producción.
- Catálogo de empleados: la hoja de vida de cada empleado.
- Parámetros de retención en la fuente.
2. Apertura de Nómina
Realizar la creación o Apertura de la nómina.
3. Generación de Novedades
Generar las novedades – únicas (Se recomienda dejar como fija la novedad de sueldo para todos los empleados).
4. Captura de Novedades
Capturar novedades (horas extra, incapacidades, entre otros) en caso que aplique modificar los días trabajados.
Al ingresar seleccionas el tipo de nómina y la quincena a capturar y en la siguiente pantalla se ingresan las novedades de la quincena:
5. Comprobante automático
Generar el Comprobante automático (para calcular salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente).
6. Subsidio de Transporte
Liquidar el Subsidio de transporte automático.
7. Planillas
Generar la planilla por centro de costos (permite realizar una revisión previa a la nómina antes de realizar el pago).
8. Contabilización y desembolso de Nómina
El pago de la nómina es el registro contable o la causación del periodo de nómina que maneje la empresa. Vamos por la ruta: Nómina básica electrónica – Procesos de Nómina – Contabilización y desembolso nómina.
Importante: el pago de la nómina se realiza una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se han ejecutado los procesos de subsidio de transporte automático y comprobante automático.
Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente ventana:
En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:
- ¿Nómina número?: en este campo debes digitar el número de la nómina a pagar.
- ¿Es la quincena 1 o 2?: esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual, esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 o 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 o 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar.
1. Cheque: Seleccionar esta opción para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado; una vez seleccionada esta casilla, el programa desplegará la siguiente pantalla:
Importante: Este recuadro se mostrará siempre y cuando la parametrización realizada se encuentre de manera correcta.
Luego verifica que las cuentas sean correctas y pasas a la siguiente marcación:
Proceso automático: Al dejar esta casilla en blanco, el programa solicitará por cada empleado la cuenta del banco de la cual se girarán los cheques, el número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a contabilizar cada comprobante de egreso permitiendo realizar la impresión del comprobante de egreso, en caso de seleccionar la casilla el sistema para todos los empleados realizara el desembolso de la misma cuenta contable.
Tipo de documento: escoges un documento tipo G – Comprobante de egreso que la empresa tenga definido para realizar los pagos de la nómina.
2. Comprobante: selecciona esta opción si el pago de la nómina se realiza en efectivo o por medio de abono a través de una cuenta de ahorros; una vez seleccionada esta casilla, el programa desplegará la siguiente pantalla:
Luego se habilitará la siguiente ventana para confirmar el proceso a seguir:
- Actualiza todos los empleados: al no seleccionar este campo el programa activará una pantalla en la cual solicitará el tipo y número del comprobante que se va a generar contabilizando la cuenta por pagar, una vez se han ingresado estos datos el programa mostrará a cada uno de los empleados para que se grabe un comprobante en el que contabilizará la nómina.
- Tipo de documento: esta contabilización se recomienda realizarla en un documento tipo L – Otros, que debe estar previamente creado.
- Número de cuenta: corresponde al código contable de la cuenta contable de nómina por pagar.
- ¿Está seguro?: confirma que se realizara la contabilización de la causación de la nómina.
Una vez se termine la causación de la nómina, bien sea marcando la opción de Cheque o de Comprobante, el sistema muestra las siguientes opciones:
Al responder en forma afirmativa, el sistema solicitará los datos para realizar la contabilización del desembolso o pago de la nómina, para ello se habilitan las siguientes opciones:
- Nómina – Código: en esta casilla es necesario digitar el o hacer la búsqueda de la nómina que se está pagando.
- Cuenta: digitar o hacer la búsqueda de la cuenta contable de salarios por pagar Bancos: Código del banco, estos deben estar previamente creados en Siigo y corresponde a un consecutivo interno que se maneja en el programa para los bancos.
- Tipo: – Consolidado: marcar esta opción permite al programa mostrar un registro de cada uno de los terceros contra un único registro del giro.
- Detallado en un solo documento: seleccionar este campo permite al sistema mostrar en un único comprobante un registro del empleado y otro del giro por cada uno de los empleados.
- Detallado documento por empleado: al seleccionar esta opción, el sistema creará un documento por cada uno de los empleados, mostrando el registro del empleado y del giro.
Por último, es necesario seleccionar los empleados a los cuales se les contabilizara el pago y con el icono de la bandera o la tecla de función F1, el sistema inicia la contabilización hasta culminar el proceso.
Importante: al momento de realizar el pago de la nómina verificar la fecha en la cual se encuentra el sistema, pues en ella se realizará la contabilización.
