Los procesos de nómina en Siigo en su mayoría son automáticos, para su correcta liquidación se requiere claridad en los pasos a realizar para ingresar la información necesaria y de esta manera llegar al pago de nómina de forma satisfactoria.
Para realizar el proceso de liquidación y pago de nómina es necesario:
1. Parámetros Contables
Haber creado previamente en el módulo de contabilidad, o por la ruta: Parámetros Generales – catálogos, los parámetros como son:
- Cuentas contables.
- Centros de costo
- Definición de documentos en los cuales se realizará la contabilización del pago de la nómina (Egreso (Tipo G y/o Otros (Tipo L)).
- Catálogo de terceros (Crear Fondos (salud, pensión, Arl, entre otros).
2. En el módulo de Recursos Humanos
- Definir algunos parámetros de Recursos Humanos (Calificaciones – Criterios – Pruebas – Perfiles – Cargos – Niveles de estudio – Profesiones – Tipos de contrato).
- Definir el calendario
- Catálogo de hojas de vida
- Realizar el Proceso de Contratación
3. En el módulo de Nómina
- Creación de fondos (Salud – Pensión – ARP).
- Grupos contables.
- Conceptos de nómina.
- Creación de cajas de compensación.
- Creación tablas de formulación.
- Parámetros de retención en la fuente.
- Crear los perfiles de nómina.
- Definir los tipos de nómina.
- Configurar la liquidación automática de la nómina.
4. Captura de Novedades
- Realizar el cargue automático de novedades (Grupo – Individual – Concepto – Empleado).
- Captura novedades que afectan días (Incapacidades – Vacaciones – Licencias) cuando aplique.
- Captura otras novedades (Prestamos – Embargos – Ahorros – Horas extra – Otras) cuando aplique.
- Generar la liquidación automática de la nómina.
- Generar la planilla por centro de costos (permite realizar una revisión previa a la nómina antes de realizar el pago).
5. Contabilización y desembolso de la nómina
Después de tener todos los parámetros y todas las novedades que afectan la nómina del periodo ya se puede realizar el la contabilizacion y el desembolso del pago de la nómina.
Importante: al momento de realizar el pago de la nómina verificar la fecha en la cual se encuentra el sistema pues en ella se realizará la contabilización.
En el caso que la empresa maneje muchos centros de costos y necesite contabilizar en diferentes cuentas de acuerdo al centro de costos, existe la funcionalidad Manejo de Equivalencias, que se activa en el registro de control.
Para el pago de sueldo de los aprendices SENA en el proceso de liquidación de nómina se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:
- Verificar en la Ruta: Nomina – Parámetros – Catálogos –Apertura de empleados que se encuentre la marcación de Contrato de Aprendizaje para aquellos empleados Aprendiz SENA. Igualmente, que el tipo de Cotizando se encuentre seleccionado Aprendiz del SENA en etapa Lectiva y/o productiva según sea el caso. Y verificar que cada empleado SENA tenga en el campo de Salario Actual el valor correspondiente según el porcentaje.
- Verificar en la Ruta: Recursos Humanos – Hojas de Vida – Catálogos – Hoja de Vida de Aspirantes / Empleados que no exista porcentaje de aporte Pensional de los empleados aprendices del SENA en el campo de porcentaje.
